本日(10/6)は台風18号が関東に直撃しました。
みなさんは大丈夫でしたか？
そこで、BCP(Business Continuity Plan)の概要について考えようと思います。
会社において重要なことは、
- 社員が安全に活動できること
- 適度に業務マニュアルを作成しておくこと
だと思います。
BCPとは
大雑把にいうと、「重要業務が中断しないように、平時から準備しておくこと」です。
そのために、現在の日本で重要なことは次のことでしょう。
- 管理職の教育
- 業務を管理できるようにする
管理職の教育
事例１
今回の台風は、前日以前から「関東に直撃し危険」と言われていました。それなのに、社員を休ませるかの判断を下している管理職は少ないようです。ちなみに、学校などは前日に決断しているようです。
事例２
先日、栃木県で少し大きい地震があり、そこそこ長い時間揺れました。その日は、客先におり、更にその会社のお客様が来社して会議する予定でした。「大きめの地震だったので、お客様に会議を実施するか確認してみては？」と提案したところ「なんで？大丈夫でしょ？」という回答でした。
事例３
東日本大震災(2011/3/11)の日、私は客先の現場に常駐していたのですが、あの揺れの中、社員は微動だにせず黙々と仕事をしていました。社員の中でサーバー等が大丈夫か心配したのはある管理職一人のみ…。
また、社員に「せめて外部の会社の女性だけでも返したらどう？」と聞くと、帰ってきた答えは、「うちの会社は部長が何か言わないと動いちゃいけないんです！」でした…。管理職等から指示が出たのは17:50くらいで、「今日は早めに帰るように、または、会社に泊まっていくように」でした。
大丈夫かどうかを、知識も管理能力もない人間が判断してはいけません。
判断するためには
- 社内で確認
- お客様に確認
をすべきです。
お客様によっては、こちらと異なる基準の指示がある可能性もあります。例えば、早く帰宅するように、と言った指示が出ている可能性もあります。
このようなことを正常に決断できるように、社員が継続して安全・健康・家庭優先で働き続けることができるように、管理職を教育する必要があります。
もちろんこれだけではなく、ウツ病や発作などの病気についての教育も必要でしょう。
業務を管理できるようにする
これはあたり前の仕事ですが、
- 業務をマニュアル化
しておくことが重要です。
最近、下記のような反論を多く聞きます。
- 常に最新化しなければならない
- 文章作るのにも人件費が必要
提出資料ではないレベルでもかまわないのではないでしょうか？
マニュアル化は色々な方法があると思います。
例えば、
- 社内掲示板的なものに追記していく
- 手書きのメモで追記していく
- Wordなどできっちり作る
とにかくなんでも構わないと思います。それを見ておおよそ業務が推測できれば良いと思います。その作成ばかりに時間をかけるのではなく、適度に作成するのが良いと思います。
後は、適度にコミュニケーションを取っていれば、代わりに業務を進めることは可能です。
グッドテックはお客様の業務をシステム化する際に、
- アクティビティ図（業務フロー）
- アクティビティリスト（業務フローの説明一覧）
を提案し、
- 現在の業務のどこをシステム化し
- 業務がどう変わり
- トータルの作業時間がどれだけ変わるか
を理解頂くようにしています。
グッドテックのITコンサルティングでは、現在の業務とシステム導入後の業務について説明も行っておりますので、一度、業務整理を兼ねて、相談してみることもおすすめします。
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